Systemy zgłaszania dla sygnalistów: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy?

​Transparentność działań korporacyjnych i odpowiedzialność społeczna były i nadal są bardzo istotne dla konsumentów, inwestorów, a także regulatorów. Wobec tego systemy zgłaszania dla sygnalistów zyskują na znaczeniu. Odpowiednie narzędzia nie tylko wspierają pracowników w zgłaszaniu nieprawidłowości. One również chronią firmę przed potencjalnymi skandalami i ich konsekwencjami finansowymi czy też wizerunkowymi.

Znaczenie systemów zgłaszania dla sygnalistów w biznesie

Systemy zgłaszania dla sygnalistów znane są również jako whistleblowing systems. Pełnią one kluczową rolę w utrzymaniu standardów etycznych i zgodności z przepisami prawnymi w każdej organizacji. Umożliwiają pracownikom, a czasami także zewnętrznym interesariuszom, bezpieczne i anonimowe zgłaszanie wszelkich podejrzeń o nieetyczne lub nielegalne działania wewnątrz firmy. 

Dzięki temu zarządy mogą szybko reagować, zapobiegając eskalacji problemów. Systemy te budują także zaufanie wśród pracowników, którzy widzą, że ich obawy są traktowane poważnie i odpowiednio adresowane.

Do takich systemów należy aplikacja Sygnalista365, z którą bliżej możesz zapoznać się tutaj: jeton.pl/oferta/sygnalista.

Krótki przegląd prawny i etyczny sygnalizowania nieprawidłowości

Wiele krajów wprowadziło specjalne przepisy prawne mające na celu ochronę sygnalistów oraz promowanie kultury przejrzystości i odpowiedzialności. 

Na przykład, w Unii Europejskiej Dyrektywa o Ochronie Sygnalistów, która weszła w życie w grudniu 2019 roku, zobowiązuje wszystkie państwa członkowskie do wdrożenia odpowiednich systemów zgłaszania i ochrony dla sygnalistów. Przestrzeganie tych przepisów nie tylko chroni firmy przed sankcjami prawnymi, ale również wzmacnia ich etyczne podstawy działania.

Jej celem jest zapewnienie jednolitej ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej, co ma na celu przeciwdziałanie nielegalnym działaniom, takim jak korupcja, nadużycia finansowe, czy naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska. 

Państwa członkowskie miały czas do 17 grudnia 2021 roku na transpozycję dyrektywy do prawa krajowego. Polska, jednak, z opóźnieniem wdraża te przepisy, a nowa ustawa o ochronie sygnalistów została przyjęta dopiero w 2024 roku, z planowanym wejściem w życie 25 września 2024 roku.

Czym są systemy zgłaszania dla sygnalistów?

To specjalistyczne oprogramowania lub platformy, które umożliwiają zgłaszanie podejrzeń o naruszenia w sposób kontrolowany i bezpieczny. Mogą być one dostępne w formie dedykowanych aplikacji internetowych, telefonów zaufania lub nawet fizycznych skrzynek na listy. 

Kluczową cechą tych systemów jest anonimowość zgłoszeń. To oczywiście minimalizuje strach przed ewentualnymi konsekwencjami dla zgłaszającego. Nowoczesne systemy oferują zaawansowane funkcje zarządzania przypadkami, w tym śledzenie postępu i raportowanie.

Bardzo ważne jest to, aby stosować rozwiązania od sprawdzonych i zaufanych dostawców.

Jakie funkcje powinien posiadać efektywny system?

Przy wyborze oprogramowania dla sygnalistów warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji. Mówimy w tym momencie między innymi o takich cechach jak:

• Anonimowość i bezpieczeństwo danych: To podstawowe funkcje, które muszą być zapewnione przez każdy system. Zagwarantowanie anonimowości zachęca więcej osób do zgłaszania nieprawidłowości.

• Łatwość użycia: System powinien być intuicyjny zarówno dla zgłaszających, jak i dla osób zarządzających zgłoszeniami. Komplikacja w obsłudze może zniechęcać potencjalnych sygnalistów.

• Zgodność z przepisami: System musi spełniać wszystkie lokalne i międzynarodowe wymogi prawne dotyczące ochrony sygnalistów.

• Raportowanie i analiza danych: Zaawansowane narzędzia do analizy zgłoszeń pomagają w identyfikacji trendów i potencjalnych obszarów ryzyka w organizacji.

Wybór odpowiedniego systemu zgłaszania dla sygnalistów może znacząco wpłynąć na kulturę organizacyjną, zwiększając transparentność i odpowiedzialność. Dzięki temu firmy nie tylko chronią się przed możliwymi kryzysami, ale także budują trwałą wartość poprzez zaufanie i szacunek zarówno pracowników, jak i klientów.

Artykuł sponsorowany