Mikro firmy przy wyborze wdrażanych rozwiązań wciąż kierują się zasadą „jeśli stare, to sprawdzone”. Tymczasem w wielu przypadkach warto zainwestować w nowości. Dlaczego? Bo - wbrew pozorom - to się po prostu… opłaca!
Skąd lęk i niechęć do innowacji wśród właścicieli mniejszych przedsiębiorstw? Otóż, w powszechnej opinii, utożsamiane są one z dużymi kosztami oraz potrzebą poświęcenia sporej ilości czasu na ich wdrożenie. Mogłoby się wydawać, że mała firma rzeczywiście tego typu usprawnień nie potrzebuje. Że jej właściciele poświęcają tak dużo czasu i energii na prowadzenie codziennej działalności operacyjnej, że nie wystarcza go, by mieć czas na poważnie myśleć o jakiś szczególnych ulepszeniach. „Skoro jakoś działa, niechże sobie działa” — słyszy się często od mikro – przedsiębiorców. Uwaga! Ten tok myślenia to z całą pewnością błąd. To właśnie innowacje pozwalają odciążyć procesy, a co za tym idzie zyskać czas i wygodę, a w dłuższej perspektywie także … pieniądze! Poniżej 3 przykłady na to, że nowatorstwo może być sposobem nie tylko na poprawę komfortu pracy, ale i na oszczędność:
-
Wynajem zamiast leasingu
Oczywiście mowa tu o korzystaniu z firmowych samochodów. Leasing już dawno wyparł kupno, ze względu na fakt, iż został uznany bardziej opłacalne rozwiązanie. Jeśli jednak wydaje Ci się, że w zakresie odpłatnego użytkowania samochodów, nie można było wymyśleć czegoś jeszcze bardziej ekonomicznego dla użytkownika, to jesteś w błędzie! Od jakiegoś czasu na polskim rynku dostępna jest opcja tzw. CFM (ang. Car Fleet Management), czyli wynajmu długoterminowego. Dlaczego warto ją rozważyć? W stosunku do oferty leasingowej jest po pierwsze tańsza. Po drugie - uwaga – wybierając wynajem nie martwisz się o skutki ew. stłuczek i kolizji, przez cały okres trwania umowy o te kwestie martwi się najemca. To samo tyczy oczywiście wszelkich kwestii eksploatacyjnych i „urzędowych”: napraw, przeglądów i oczywiście związanych z nimi opłat (w tym – uwaga – po części także mandatów!). W zakresie użytkownika pozostaje tylko stała miesięczna opłata wynikająca z warunków umowy oraz koszy tankowania. Wynika to z faktu, iż w przypadku wynajmu (w przeciwieństwie do leasing) najmujący nie staje się automatycznie właścicielem użytkowanego samochodu. Ma prawo go wykupić, ale równie dobrze może go po prostu „zwrócić” właścicielowi po zakończeniu okresu najmu. Co więcej w przypadku CFM nie istnieje konieczność wnoszenia opłaty wstępnej, by jeździć nie potrzeba więc właściwie żadnego kapitału.
-
Eko- rozwiązania zamiast rosnących opłat
Z wielu możliwych rozwiązań możemy polecić np. oświetlenie led, ogniwa fotowoltaiczne czy systemy ogrzewania podczerwienią. Każde z tych rozwiązań to oczywiście spora inwestycja wstępna, ale warta przemyślenia. Jeśli chodzi o oświetlenie większość producentów zapewnia, że koszty w pełni zwracają się po ok. 3 latach, a średnio 50% redukcji kosztów związanych z oświetleniem biura pozostaje… na zawsze! Żarówki LED zużywają 2-3 razy mniej energii w porównaniu do świetlówek działają do kilku razy dłużej. Co więcej ich częste włączanie i wyłączanie nie skraca ich żywotności. Z kolei ogniwa fotowoltaiczne to rodzaj paneli służących do produkcji energii elektrycznej ze światła. Oczywiście im więcej światła pada na ogniwa, tym więcej prądu są w stanie wytworzyć. Ale spokojnie…. „produkcja” odbywa się także w pochmurne dni. Ciekawą alternatywą dla konwekcyjnego ogrzewania (którego ceny wciąż rosną), jest instalacja paneli grzewczych na podczerwień. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod grzewczych nośnikiem ciepła nie jest tu powietrze, a ściany, podłoga, sufit oraz wszystkie osoby i przedmioty znajdujące się w danym pomieszczeniu. Koszt instalacji nie jest może najmniejszy, bo wynosi ok. 100 zł/m², ale w niewielkim biurze nie będzie to wydatek nie do przejścia. Wśród niezaprzeczalnych zalet tego rozwiązania można wymienić: oszczędność w opłatach za ogrzewanie, wyrównaną temperaturę w całym pomieszczeniu (praktycznie brak cyrkulacji powietrza) oraz zachowanie lepszych warunków higienicznych.
-
Chmura zamiast dysku
Programy do obsługi biura onilne. Pomagają prowadzić działania księgowo-kadrowe za pośrednictwem sieci. Jeszcze kilka lat temu z tego rozwiązania korzystało niewielu. Dziś nie jest ono już nieznane, ale jego zastosowanie wciąż budzi wątpliwości. A zupełnie niepotrzebnie. Programy do prowadzenia księgowości i wystawiania faktur online naprawdę nie muszą być „sztywno” zainstalowane na dysku. Główną zaletą rozwiązań „w chmurze” jest właśnie fakt, iż dostęp do wszelkich zgromadzonych w ich ramach danych mamy dostęp praktycznie z każdego miejsca na świecie, wystarczy się zalogować! Programy takie pomagają prowadzić księgowość tak samo dobrze, jak ich offline'owe odpowiedniki: usprawniają ewidencję rozliczeń dokumentów, wyliczają kwoty podatków czy usprawniają wystawianie faktur. Do tego użytkowanie (i aktualizacje!) programów online, w przeciwieństwie do tych instalowanych na dysku, jest najczęściej bezpłatne. Co więcej nie istnieje potrzeba inwestowania w osobną licencję na każde stanowisko pracy. Wystarczą login, hasło i połączenie z siecią. Takim pomocnym darmowym narzędziem jest np. Streamsoft Firmino. Na koniec ważna uwaga: dokonując wyboru programu do faktur online polecamy zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo danych, które powinny zapewnić rozwiązania serwerowe dostawcy usługi.
Materiał zewnętrzny
Komentarze (0)
Zostaw komentarz