Zebrane dokumenty z czasem należy zutylizować zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i obowiązującymi przepisami. Nie możemy jednak samodzielnie ocenić, kiedy takie akta się przedawniły i na tej podstawie decydować o niszczeniu. Musimy odwołać się do konkretnych przepisów. Co mówią na ten temat?
Terminy przechowywania akt
1. dokumenty podatkowe
Do tej grupy zaliczymy kopie wystawionych rachunków, faktury VAT (zarówno kopie, jak i oryginały) oraz księgi podatkowe. Szczegóły dotyczące terminu przechowywania takiej dokumentacji zostały zawarte w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z jej treścią przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania tych akt przez 5 lat (okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym było trzeba zapłacić podatek).
2. dokumenty kadrowe
Akta tego typu doskonale dowodzą, że trzeba być na bieżąco z przepisami. W ostatnich latach dokonała się tutaj bowiem istotna zmiana. Akta osobowe osób, które zostały zatrudnione po 31 grudnia 2018 pracodawca zmuszony jest przechowywać przez 10 lat. Pozostałe przypadki precyzuje art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Mówi on, że dokumentacja pracownicza musi być przechowywana aż przez 50 lat od momentu zakończenia współpracy.
To jednak nie koniec informacji, o których musi pamiętać przedsiębiorca. Określone terminy dotyczą także dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych. Jeśli chodzi o akta ZUS ZPA czy ZUS FPA to powinniśmy je mieć przez cały okres działalności. Z kolei akta, które potwierdzają odprowadzane składki, mają termin ważności równy 5 lat. Po tym czasie możemy zorganizować niszczenie dokumentacji. W kontekście akt ZUSowskich trzeba wspomnieć też o dokumentach płatniczych. Ich termin przydatności mija w momencie ustania zobowiązania podatkowego.
Jak przestrzegać przepisów?
Wcześniej wspomnianych terminów nie da się przestrzegać, jeśli dokumentacja nie jest właściwie uporządkowana. Nie chodzi jednak jedynie o uporządkowanie chronologiczne. Zasady stosowane w archiwistyce są bardziej skomplikowane. Przeprowadza się bowiem segregowanie i kwalifikację akt. Konieczne jest także oznaczenie dokumentów oraz zadbanie o ich ewidencję. Bez archiwizacji nie da się więc określić, które akta należy zniszczyć. Ważnym jej etapem jest bowiem brakowanie, a więc weryfikacja, czy zebrane dokumenty się nie przedawniły. Dopiero po tak przeprowadzonym procesie można zaplanować utylizację.
Niszczenie dokumentacji - dwa wymiary bezpieczeństwa
Gdy porusza się temat niszczenia dokumentacji, często wspomina się o stosowaniu technologii, która utrudnia lub całkowicie uniemożliwia odzyskanie informacji. Takie rozwiązania pozwalają wywiązać się z obowiązków, które na administratora danych osobowych nakłada RODO. Nie zapominajmy jednak o drugiej stronie bezpieczeństwa. Zbyt późne niszczenie dokumentów również może wiązać się z naruszeniem RODO, bo oznacza, że przetwarzamy dane osobowe, mimo że już nie mamy do tego prawa.
Profesjonalna opieka nad firmową dokumentacją to złożone zadanie, które wymaga wiedzy, czasu, znajomości procedur bezpieczeństwa oraz aktualnych przepisów. Trudno się więc dziwić, że wiele przedsiębiorstw chętnie decyduje się przekazać część tych obowiązków podmiotom, które specjalizują się w zarządzaniu aktami. Takie firmy jak np. Rhenus Data Office Polska oferują zarówno niszczenie dokumentacji, jak też i profesjonalną archiwizację akt. W efekcie utylizacji poddawane są tylko przedawnione elementy archiwum.
Artykuł partnera
Komentarze (0)
Zostaw komentarz