Faktury online – przyszłość księgowości?

Otwartość na innowacyjne udogodnienia to w dzisiejszych czasach jeden z najistotniejszych elementów, decydujących o sukcesie firmy. Dlatego też każde przedsiębiorstwo, niezależnie od branży w której funkcjonuje, powinno rozważyć przejście na faktury online – nowoczesny sposób dokumentowania transakcji, który już od jakiegoś czasu rewolucjonizuje księgowość.

Choć faktury online wystawia już cały szereg dużych, obsługujących setki czy nawet tysiące klientów dziennie firm, mniejsi przedsiębiorcy nadal nie mogą przekonać się do takiego rozwiązania. Za ten stan rzeczy może odpowiadać m.in. przyzwyczajenie do prowadzenia dokumentacji papierowej, brak wiedzy o korzyściach płynących z posługiwania się fakturami elektronicznymi, nieznajomość aktualnych przepisów, czy też obawa, że fiskus nie zaakceptuje jakiejś e-faktury. Czasem, o pozostaniu przy tradycyjnych dokumentach sprzedażowych decyduje kilka, a nawet wszystkie wymienione czynniki. Tymczasem w praktyce faktury online to naprawdę same zalety – przekonasz się o tym czytając poniższy artykuł.

Faktury online to natychmiastowa dokumentacja transakcji

Podstawową zaletą faktury elektronicznej jest fakt, że czas jaki mija od momentu rozpoczęcia jej wystawiania do momentu w którym trafia ona do klienta, można liczyć nie w dniach, lecz w minutach. Samo sporządzenie takiej faktury zajmuje dosłownie kilkadziesiąt sekund – sprzedawca może ją wystawić za pomocą łatwej w obsłudze aplikacji komputerowej, która podsuwa gotowy wzór dokumentu sprzedażowego, a przy tym podpowiada które pola i w jaki sposób należy uzupełnić. Wygenerowaną e-fakturę można zapisać na komputerze i natychmiast przesłać np. na e-mail kontrahenta. Kilka sekund później dokument jest już u odbiorcy.

Warto wspomnieć, że programy do fakturowania elektronicznego to zwykle aplikacje online, a więc można z nich korzystać bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej. Inaczej mówiąc, umożliwiają one wystawianie i dostarczanie e-faktur z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do sieci.

Oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy

Wystawianie faktur online jest nie tylko wygodne i czasooszczędne, ale również zdecydowanie tańsze. W tym przypadku nie trzeba bowiem ponosić kosztów związanych z zakupem tuszu, papieru czy znaczków oraz kopert. Wynikające z tego oszczędności są oczywiście tym wyższe, im więcej transakcji przeprowadza przedsiębiorca. Niemniej jednak, brak konieczności stania w kolejce na poczcie doceni z pewnością każdy, kto prowadzi własną działalność, a przy tym osobiście zajmuje się fakturowaniem.

E-faktury – łatwy dostęp i wygoda przechowywania

Zgodnie z przepisami prawa każdą fakturę, czy to elektroniczną czy tradycyjną, przedsiębiorca musi przechowywać przez 5 lat. Z oczywistych względów, taki obowiązek może stać się po pewnym czasie uciążliwy nawet dla tych osób, które prowadzą niewielkie biznesy i wystawiają raptem kilka faktur miesięcznie. Może, ale nie musi – bo zamiast drukowania dokumentów można zdecydować się na fakturowanie online. W tym przypadku, jedyną przestrzenią jaką trzeba zarezerwować dla dokumentacji jest przestrzeń na firmowych dyskach komputerowych.

Co więcej, wiele aplikacji do fakturowania elektronicznego daje również możliwość przechowywania dokumentów sprzedażowych w tzw. chmurze, czyli na zewnętrznym serwerze. Dzięki temu, przedsiębiorca ma do nich wgląd w każdym miejscu i czasie, a przy tym – inaczej niż w przypadku fakturowania tradycyjnego – może z łatwością odnaleźć poszukiwany dokument, np. po nazwie kontrahenta czy dacie wystawienia faktury.

Więcej o zaletach prowadzenia dokumentacji elektronicznej można przeczytać na stronie: https://www.ingksiegowosc.pl/o-usludze/elektroniczna-dokumentacja.

E-faktura równa fakturze papierowej

O tym, że warto zainteresować się przejściem na fakturowanie online świadczy również fakt, że prawodawca wręcz zachęca do stosowania takiego rozwiązania. Wyrazem tego jest wprowadzenie w 2013 r. regulacji, które „zrównały” e-fakturę z jej tradycyjnym odpowiednikiem. Dziś, dokumenty te mają więc dla organów podatkowych równorzędną wartość, a co za tym idzie – przedsiębiorcy naprawdę nie muszą obawiać się, że urząd odmówi uznania jakiejś e-faktury.

Faktura online jest uznawana za wystawioną prawidłowo, jeśli tylko zawiera wszystkie wymagane przepisami prawa elementy, a przy tym jej forma zapewnia autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność i czytelność treści (warunki te spełnia choćby powszechnie znany format PDF).

Co jeszcze warto wiedzieć?

Warto również wspomnieć, że dzięki fakturowaniu online firmy mogą zwiększyć swoją płynność finansową. Wynika to z faktu, że w takim modelu klienci szybciej otrzymują faktury, a to pozwala im szybciej regulować wynikające z nich należności.

Poza tym trzeba podkreślić, że fakturowanie online to rozwiązanie w dużej mierze proekologiczne, co z pewnością docenią przedsiębiorcy, którym zależy na ochronie środowiska. Nie wymaga ono stosowania papieru, którego produkcja wiąże się z przetwarzaniem drzew i używaniem sporych ilości energii, a przy tym – w przeciwieństwie do tradycyjnego fakturowania – nie zanieczyszcza wody. Te kwestie sprawiają, że e-faktury są wręcz skazane na to, aby w przyszłości całkowicie zastąpić swoje papierowe odpowiedniki.

Artykuł sponsorowany

marketingbusiness.pl

Portal należy do firmy:

Fusion Marketing Sp. z o.o.
os. Centrum A 4 /U3
31-923 Kraków

Zapytania dotyczące reklamy w portalu prosimy kierować za pośrednictwem naszej agencji reklamowej: 

agencja logo

Galeria