System elektronicznego obiegu faktur i dokumentów EBI24 znacznie ułatwia wdrożenie RODO. Wejście w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych nakazuje konieczność dbania o wszystkie dokumenty, na których są dane osób fizycznych, po których możemy je zidentyfikować. Takie dane znajdują się na większości dokumentów z jakimi mamy do czynienia w naszej działalności.
Na fakturach, a także różnego rodzaju umowach z klientami, współpracownikami, podwykonawcami itd. znajduje się bardzo dużo danych. Mogą to być: imię i nazwisko, nazwa firmy osoby fizycznej, numer PESEL, numer NIP, adres e-mail (jeżeli ujawnia personalia), numer telefonu, data urodzenia. W świetle unijnych przepisów każda informacja, po której można identyfikować osobę, to dana osobowa, która podlega ochronie.
Tymczasem takie dokumenty jak faktury, czy umowy, są często trzymane w wersjach papierowych - np. leżących na biurku tak, że każdy znajdujący się w pomieszczeniu ma do nich dostęp lub w segregatorach w niezamkniętej szafie; a jeśli są elektroniczne, przesyłamy je mailem bez żadnych zabezpieczeń, czy szyfrowania. Do tej pory temat ochrony osobowych był marginalizowany. Jeśli traktowaliśmy je jako poufne, to bardziej ze względu na łączące nas umowy o zachowaniu poufności, w których zastrzeżone były kary umowne.
Teraz to się zmienia. Pytanie o bezpieczeństwo przetwarzanych przez nas danych osobowych staje się coraz bardziej naglące, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że RODO wchodzi w życie 25 maja.
Elektroniczny obieg dokumentów – taki, jak w systemie EBI24 – za jednym zamachem rozwiązuje wiele problemów. Stosowanie e-faktur kończy raz na zawsze problem trzymania ich w wersji papierowej. W systemie elektronicznej księgowości EBI24 bezpiecznie wygenerujemy faktury takie jak: faktura, rachunek, faktura zaliczkowa, faktura proforma, faktura marża, faktura korygująca, faktura uproszczona. Równie bezpiecznie – za pomocą szyfrowanych połączeń i z potwierdzeniem odbioru – wyślemy je do określonych osób.
System EBI24 umożliwia ponadto: elastyczne ustalanie uprawnień (różni użytkownicy mogą mieć dostęp do różnych dokumentów), przyznawanie tych uprawnień na określony czas (automatycznie wygasają w oznaczonym terminie), a także przygotowywanie raportów opisujących kto i kiedy miał dostęp do dokumentów. Prowadzenie ewidencji dostępu do danych (dokumentów) może być jedną z podstawowych form monitorowania bezpieczeństwa danych, dlatego warto mieć system, który to zapewnia i w którym możemy wygenerować precyzyjne raporty.
Z EBI24 dokumenty są bezpieczne: www.ebi24.pl
Roczny abonament do systemu EBI24 wraz z pakietem dokumentów prawnych pomocnych przy wdrożeniu RODO – więcej informacji tutaj: http://ebi24.pl/landing/rodo/
Materiał zewnętrzny
Komentarze (0)
Zostaw komentarz