Jak usprawnić obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?

Praca każdej firmy polega na realizowaniu szeregu działań operacyjnych i administracyjnych, których jakość i efektywność ma ogromny wpływ na jej współpracę z klientami i partnerami biznesowymi. Jednym z najistotniejszych z nich jest obieg dokumentów i zadań związanych z ich procesowaniem, który jest realizowany zarówno przez małe, jak i duże przedsiębiorstwa. Jest on szczególnie skomplikowany w dużych firmach, w których codziennie przewijają się setki czy nawet tysiące faktur, umów i innych dokumentów. W jaki sposób można skutecznie usprawnić obieg dokumentów w każdej firmie?

Obieg dokumentów w firmie w wersji tradycyjnej i związane z nim problemy

Dokumenty pełnią bardzo ważną rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Ich obecność wynika z regulacji prawnych, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek dokumentowania podejmowanych przez siebie działań i decyzji. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie firmy korzystały z tradycyjnego obiegu dokumentów, w którym pisma były gromadzone i przechowywane w wersji papierowej. Wiązało się to z obowiązkiem wydzielenia przestrzeni biurowej z przeznaczeniem na firmowe archiwum, wyznaczenia pracowników zajmujących się jego organizacją oraz wdrożenia odpowiednich procedur związanych z zarządzaniem obiegiem dokumentów. Mimo tego, że tradycyjny obieg dokumentów w firmie opiera się na jasnych procedurach przekazywania, segregowania, numerowania oraz opisywania dokumentów, nie jest niestety rozwiązaniem pozbawionym pewnych istotnych wad.

Największym problemem są koszty, które wiążą się nie tylko z wydatkami na utrzymanie archiwum i zakupem materiałów papierniczych, ale często także z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum. Praca z dokumentacją w wersji papierowej wymaga także znacznie więcej czasu, który należy poświęcać na przekazywanie poszczególnych pism między pracownikami biorącymi udział w ich przetwarzaniu oraz samo poruszanie się po firmowym archiwum, wyszukiwanie potrzebnych dokumentów oraz porządkowanie ich zasobów. Tradycyjny obieg dokumentów nie chroni także odpowiednio zarówno samych dokumentów przed utratą, zagubieniem, pominięciem, nieprawidłowym przeprocesowaniem, jak i nie zabezpiecza odpowiednio zawartych w nich wrażliwych danych, do których dostęp jest stosunkowo łatwy i trudno zarządzalny.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie i jego zalety

Wszystkie najistotniejsze problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów w firmie można jednak wyeliminować decydując się na wdrożenie jego elektronicznego odpowiednika. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje bowiem wiele kłopotliwych procedur, które niepotrzebnie wprowadzają chaos do organizacji oraz wymagają poświęcania czasu na prawidłową obsługę przepływu dokumentów w firmie. Jego wdrożenie pozwala zmniejszyć ilość czasu, który pracownicy codziennie poświęcają na pracę z dokumentacją, ułatwić i przyspieszyć obieg dokumentów w firmie oraz wyeliminować ryzyko utraty, zniszczenia lub przekazania w nieodpowiednie ręce dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala także na wyeliminowanie nieefektywnych procesów, które spowalniają firmę w jej rozwoju.

Wzrost zainteresowania elektronicznym obiegiem dokumentów wśród firm jest podyktowany wdrażaniem cyfryzacji dokumentacji, na którą w ciągu ostatniej dekady zdecydowała się większość firm chcących utrzymać lub zdobyć konkurencyjną pozycję na rynku w dobie cyfrowej transformacji. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w postaci cyfrowej wiąże się bowiem z wieloma korzyściami. Przede wszystkim zarządzanie nimi jest szybsze, łatwiej jest znaleźć potrzebne w danej chwili pisma, poszczególne dokumenty mogą być współdzielone i modyfikowane przez pracowników z różnych działów, oddziałów a nawet filii zlokalizowanych w różnych miastach i krajach. Przetwarzanie dokumentów w firmie odbywa się też zgodnie z obowiązującymi procedurami, pod pełną kontrolą i z dostępem do pełnego raportowania w tym zakresie. Aby firma mogła czerpać pełne korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, niezbędne jest jednak jego odpowiednie zorganizowanie, wdrożenie oraz późniejsze utrzymanie, dalszy rozwój i dostosowywanie do zmieniających się uwarunkowań i potrzeb, co znacząco ułatwia wybór właściwego, wysokiej klasy systemu do zarządzania obiegiem dokumentów.

System do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie - jakie rozwiązanie warto wybrać?

Decydując się na wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Należy do nich troska o bezpieczeństwo danych oraz możliwość, z jednej strony, dopasowania przepływu dokumentów w wersji elektronicznej do już istniejących i obowiązujących w firmie procedur oraz właściwej kategoryzacji i etykietowaniu dokumentów, a z drugiej – przy okazji wdrażania EOD warto krytycznie przyjrzeć się funkcjonującym już procesom i zoptymalizować je. Ukuło się wręcz stwierdzenie, że nie należy „cyfryzować bałaganu”.

Poszukując idealnego systemu do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie należy także zwrócić uwagę na jego intuicyjność oraz możliwość łatwego wprowadzania modyfikacji na bazie zmieniających się w czasie potrzeb firmy. Z tego powodu należy szczególnie uważnie weryfikować tzw. rozwiązania "pudełkowe", w przypadku których wprowadzanie niezbędnych zmian, szczególnie tych, których nie można było przewidzieć przed wdrożeniem czy uruchomieniem produkcyjnym, może okazać się niemożliwe lub bardzo kosztowne. Również autorskie rozwiązania kodowane indywidualnie „pod klienta” niosą ze sobą podobne ryzyka, a na pewno wiele niewiadomych, jeśli chodzi o dalsze utrzymanie, rozwój, integracje z innymi systemami czy bieżące modyfikacje w działających już obiegach.

Zdecydowanie warto natomiast zwrócić uwagę na nowoczesne i wysokiej klasy platformy low-code, które stworzone zostały specjalnie z myślą o wymagających przedsiębiorstwach poszukujących wysoko funkcjonalnych i ustandaryzowanych narzędzi do zarządzania dokumentacją skrojonych na ich własną miarę. Platformy niskokodowe to specjalistyczne oprogramowanie, które pozwala na budowanie aplikacji i konfigurowanie mechanizmów automatyzujących działanie procesów w sposób wizualny (w konfiguratorze umożliwiającym tworzenie aplikacji metodą drag&drop), za pomocą narządzi nie wymagających znajomości języków programowania. Pozostawiają one jednak możliwość użycia elementów kodu tam, gdzie jest to bardziej ekonomiczne i uzasadnione technicznie (jak chociażby przy bardziej zaawansowanych integracjach z innymi systemami – np. ERP czy wyjątkowo skomplikowanych scenariuszach biznesowych). Taką opcję w szczególności docenią większe firmy i korporacje. Wdrożenie platformy low-code pozwala firmie uniezależnić się od konkretnych zespołów deweloperskich oraz dostosowywać funkcjonalność systemu do zarządzania obiegiem dokumentów do swoich aktualnych potrzeb i wymagań.

Artykuł sponsorowany

Komentarze (0)

marketingbusiness.pl

innowacja@marketingbusiness.pl

Galeria