8 wskazówek, które pomogą Ci przeprowadzić udaną wideokonferencję

W ciągu ostatnich kilku lat wideokonferencje stały się bardzo popularnym sposobem komunikacji w wielu firmach. Obecna sytuacja związana z pandemią prawdopodobnie dodatkowo wzmocni ich pozycję. Jednak, aby rozmowy na odległość były skuteczne i komfortowe, trzeba pamiętać o kilku zasadach.

  1. Wybór miejsca

Idealna sala wideokonferencyjna wcale nie musi być duża, wręcz przeciwnie – coraz większą popularnością cieszą się niewielkie pokoje typu huddle room. Ważne jest jednak, aby było to osobne, zamykane pomieszczenie, odizolowane od codziennego, biurowego hałasu i dostępne jedynie dla osób, które aktualnie z niej korzystają.

  1. Aranżacja sali do wideokonferencji

Właściwe zagospodarowanie huddle roomu to jeden z podstawowych czynników wpływających na komfort wideokonferencji. Największą uwagę należy zwrócić na rozmieszczenie mebli – centralną część pomieszczenia powinien zajmować stół, wokół którego będą się gromadziły osoby biorące udział w spotkaniu. Najlepiej ustawić go tak, aby każdy z uczestników był tak samo widoczny i miał odpowiednią ilość miejsca do położenia laptopa czy notatek. Warto również zwrócić uwagę na to, by sprzęt do wideokonferencji nie znajdował się naprzeciwko drzwi, ponieważ takie ustawienie możebyć bardzo kłopotliwe, np. gdy podczas spotkania do pomieszczenia wejdzie niepożądana osoba i od razu zostanie uchwycona przez kamery.

  1. Właściwe oświetlenie

Aby cieszyć się doskonałą jakością obrazu nie wystarczy zaopatrzyć się w najlepszy sprzęt. Ważne jest również odpowiedne oświetlenie sali. Jeśli znajdują się w niej okna, na czas wideokonferencji powinny być zasłonięte. Dobrze jest również zmniejszyć natężenie sztucznego światła oraz wyłączyć te lampy, które mogłyby bezpośrednio oświetlać ekran, a tym samym zakłócać spotkanie.

  1. Akustyka

Najlepsze pokoje do wideokonferencji są dźwiękoszczelne. Taki efekt można uzyskać dzięki zastosowaniu specjalnych materiałów, obić na ściany oraz paneli. Oczywiście nie każde pomieszczenie jest do tego przystosowane, warto jednak pamiętać, by na pokoje do wideokonferencji wybierać te, które nie mają szklanych, powodujących echo ścian i drzwi.

  1. Dźwięk

Dużą zaletą są również mikrofony zbierające dźwięk z całego pomieszczenia oraz redukujące pogłos i szmery, dzięki czemu otrzymujemy czystą, doskonałej jakości fonię. Warto zwrócić na to uwagę podczas wyboru sprzętu do wideokonferencji.

  1. Dopasowanie sprzętu do wielkości pomieszczenia

 Kupując urządzenie do spotkań audiowizualnych, musimy rozważyć wiele czynników. Jednym z nich jest wielkość pomieszczenia. Inne urządzenia sprawdzą się w dużej auli lub sali konferencyjnej, a inne w kilkuosobowym huddle roomie czy podczas pracy zdalnej z domu. Profesjonalne firmy takie jak np. VisionCube mają w swojej ofercie rozwiązania, które sprawdzą się na każdym metrażu.

  1. Dodatkowe opcje

Wielu osobom zależy na tym, aby ich sprzęt wideokonferencyjny był praktyczny i wielofunkcyjny. Na szczęście na rynku można znaleźć urządzenia, które pozwalają na bardzo szeroki zakres działań, np. posiadają możliwość przesyłania plików czy pełnią funkcję interaktywnej tablicy do prezentacji. Świetnie, jeśli są proste i szybkie w obsłudze (najlepiej bezprzewodowej) i posiadają niewielkie rozmiary.

  1. Rozwiązania dla mobilnych

W każdej firmie znajdą się osoby, które pracują zdalnie lub często wyjeżdżają w podróże służbowe. Żeby nie traciły kontaktu z zespołem, warto zaopatrzyć je w mobilny sprzęt wideokonferencyjny. Wyróżnia się on niewielkim rozmiarem i wagą oraz dużą wydajnością– niektóre z nich mogą działać nieprzerwanie, bez zasilania nawet kilka dni.

Materiał partnera

Komentarze (0)

marketingbusiness.pl

innowacja@marketingbusiness.pl

Galeria